【新社会人】電話対応が嫌な人が乗り越えるための解決策とは？

こんにちは、ざわ（@grow78374）です。

突然ですが、皆さんは会社で電話対応をしたことがありますか？

電話対応は社会人の事務において最低限必要なスキルとされていますが、慣れるまでに結構な経験を積まないといけませんよね？

こういった悩みを持つ方が多いのではないでしょうか。

実際、電話が大嫌いな僕ですが、僕以外にも電話対応が苦手な人は多いはず…。

というわけで、今回はその電話対応について話していこうと思います。

電話対応が嫌な理由を考えてみる

そもそもなぜ電話対応が嫌なのか、その理由を考えていきます。

僕の場合は以下の通りです。

上記の通り、臆病でビビりまくっているのが原因かと思われます。

苦手なのは分かるが、一番の危険は情報伝達のミス

電話対応が苦手な人なら上記の理由を見ると非常に共感できるのではないでしょうか？

しかし、社会では苦手なまま練習をしないと後々大変な事態になる可能性があります。

聞き違い、聞き逃しによる情報伝達のミスが、会社にとって命取りとなるのです。

それを避けるためには事前に対策をしておかないといけません。

何が何でも「正しく聞き取る」ことが答えです

電話対応で心配なことは山ほどあると思いますが、電話対応の正解は話し方でもすぐに答えることでもありません。

最も大事なのは「どこの誰がどのような用件で電話をしてきたか」を正しく聞き取ることです。これを確実に聞けたら、電話対応は成功です。

電話対応を嫌いにならないための方法

少しでも電話対応に対する苦手意識をなくすために、様々な方法をやってみました。

最低限話す内容をマニュアルとして作る

電話はどこの誰が、何を話すか分からないという恐怖があります。

なので、あらかじめ「どこ」、「だれ」、「電話の内容」、そして「折り返し用の電話番号」という4項目を用意してノートにメモを取っていました。

これをすることで、埋まっていない項目をもう一度聞き直すことも可能なので、より正確な情報伝達をすることができます。

僕はいつも折り返しの電話番号を聞き逃しており、せっかく受けた電話を掛け直すことができずに終わってしまったなんてことも良くありました。

こういったことにならないために、必ず「どこ」「誰」「電話の内容」「折り返し用の電話番号」を確認するようにしましょう。

他にも最初の挨拶の場合は、社外と社内で分けるので、それもメモに書いておくと安心です。

という感じです。

可能な限りゆっくりと話し、そして聞く

電話を取ると、めちゃくちゃ焦ると思います。

しかし、焦って大事な話が聞き取れないと電話対応の意味がありません。

落ち着くためには、自分自身がゆっくりと話します。

そうすることで呼吸が安定するし、相手にもしっかりと話す内容を伝えることができるので、できるだけゆっくり話すことを心がけておきましょう。

分からない時の決まり文句と次の行動を用意する

電話の内容を聞いていると、自分一人で判断できるような内容でなかったり、確認を取るのに時間がかかる内容であったりすることがあります。

まずはよく分からない内容の場合はもう一度聞き直してみましょう。

それでも内容が聞き取れない場合はこのフレーズです。

もし、内容はきちんと聞いたのにそもそも分からない内容だったら以下のセリフです。

この時に必ず名前と折り返しの電話番号をメモします。先ほどの4項目を活用しても良いと思います。

同時操作をせず、行動は分ける

電話対応をしていると、その内容を聞き取って色々調べないといけませんが、人間はそこまで同時処理に長けている訳ではないので、一度に行うタスクが増えるとそれぞれの質は低下してしまいます。

僕はいつも電話を聞くときは電話を聞いて、メモを取る時は復唱しながら書き留めています。

この復唱が結構大事で、自分の話す速さで会話の流れを調整できるため、もし電話の内容を聞き逃してしまいそうな時は、相手に内容を確認しながらメモをとると良いです。

後は、なんといっても「上手に対応しようとしない」という意識が大事です。難しいですが、上手くやらなきゃって気張ってしまうと失敗した時ダメージが大きくなるので、最低限内容を聞き取れてしっかりと情報伝達ができれば大勝利というくらいでいきましょう。

おすすめツールの紹介

以上、電話対応の乗り越え方について紹介しました。

他にもメモを取る時にどうやって書けばよいか分からない方は、以下のようなアイテムを活用してみるのも良いかもしれません。